Ragic 的“归并打印”和 Word 本身的归并打印有什么不同？

归并打印是什么？

“归并打印”英文叫做“Mail merge”，简单来说就是将一种共有的文档范本格式（版型、内容），一次套用到一批不同的数据，以便快速产出一批格式甚至部分内容相同的文档。

需要使用“归并打印”功能的主要情境可能像是：办活动或组织日常运作时，会遇到需要大寄出一大批信件（不论实体或电邮）给不同人的时候，例如宴客要寄邀请函、老师寄成绩单给学生、补习班寄缴费通知、人资寄薪资单...这些信都包含一些类似的内容元素（例如一样的公司 logo、问候语、说明字、字段名称等），但每一封信又都有一些地方内容是不同的（例如收信人、称呼、薪资数字、成绩...）

这时候，一封一封 KEY / 手写信件内容太辛苦了，如果能有个功能，自动把每封信都通用的“信件范本”与每封信都不同的“收件信息”结合（归并/融合 Merge）起来，就省去了重复誊录或人工拷贝贴上数据的辛苦。

下面是一个邀请函的例子。需要通用的“范本格式”，是邀请函的排版、图象与每封邀请函都有的邀请字；而每个邀请函不同的部分，则是收件人和称谓，将“范本格式”和“收件信息”融合起来就完成了一批客制化的邀请函：

“归并打印”的功能不一定需要“寄信”才能用，一次印大量名牌，或任何你想要批次套用某种格式/范本的状况，都适用归并打印，而各家软件服务商的归并打印功能也可能略微不同。以 Ragic 来说， Ragic 支持的归并打印功能和微软（Word）的类似，但仍然有一些不一样的地方，这边分别说明如下：

Word 的归并打印

Word 的归并打印官方文档可以参照这里。在 Word 使用“归并打印”功能时，要有一份 Word 檔做成的“范本”文档、一组“数据来源”表格（Excel、Word、通信录或其他数据库），启动归并打印后就会生成一批 Word 文件（一批格式甚至部分内容相同的文档），用前面的图来解释的话就是这样：

因此，完整的归并打印流程会包含三个文件。

(在微软的功能里，“归并打印”其实是专属于 Word 的功能，一定要透过 Word 使用。可以采用 Excel 当作搭配这份 Word 文档的“数据来源”，但不一定非要用 Excel 当数据来源，也可以用其他通信录、另一份 Word 檔、或其他数据库来当数据来源。)

Ragic “归并打印 (以Word/Excel引出)”的功能

由于 Ragic 本身是一个可以切换表单页/列表页两种接口的数据库，Ragic 本身就支持“大量产出一批同样格式客制化文档”（汇出成 Excel 或 PDF 檔时选择汇出表单页格式）和“大量寄信”的功能，在 Ragic 这类需求不一定需要用到“归并打印”。

不过，由于 Ragic 是一个数据库而非排版软件，有些你需要的排版格式可能没有办法直接在 Ragic 上做到，这时就可以使用 Ragic 汇出工具中“归并打印（以Word/Excel引出）”的功能，设置一个已经排好版的 Word 或 Excel 范本，在汇出数据时套用这个范本、结合 Ragic 表单中的数据，达到产出一批套用好格式的文件的功效。

在 Ragic 归并打印的流程中，你一样需要准备一份范本（ Word 檔或 Excel 檔），Ragic 表单扮演的是“数据来源”的角色。不同的是你要在 Ragic 而非 Word 操作整个流程，要先将范本文件上载到 Ragic ，之后归并打印时才会生成套用格式的一组文档。

简单摘要两者差别

Word归并打印可用在大量寄信、大量套印格式化文档上，而 Ragic 的归并打印主要用在将某种特定的格式或排版套用在 Ragic 数据里汇出，属于“汇出数据”时可选择的一种类型，大量寄信时通常会使用 Ragic 的其他功能，例如大量发送 Email。

Word 归并打印引出的成品一定是 Word 檔，Ragic 归并打印可以引出成 Word 檔或 Excel 檔。